Word文档在屏幕上看起来很棒，当在打印时往往会事与愿违。在打印你的作品之前，请先完成这些步骤，这样你就可以放心，你的文档将按照你的意愿呈现。
本指南中的步骤适用于Windows 11上的Microsoft Word桌面应用程序。然而，其中一些技巧也适用于网页版的Word和其他操作系统。
确保纸张尺寸与打印机匹配你在屏幕上看到的内容与打印输出内容不一致的原因之一可能是Word文档的纸张大小与打印机中的纸张不匹配。
让我给你举个例子，以下是我的Word文档在打印前在屏幕上的显示方式，侧面有正常的边距，文本一直延伸到页面底部。
然而，这就是我打印时的样子。请注意边缘周围的超大边距，以及页面底部截断的文本。
这是因为我打印了一个设置为在A5纸上打印的Word文档，而我的打印机只有A4。检查和更改纸张大小的一种方法是在Word文档中单击“布局>纸张大小”。
然后，你可以在打印文档时（Ctrl P）仔细检查纸张尺寸。首先，确保选择了正确的打印机，然后查看“设置”菜单以查看和更改页面大小。
注意：如果你发现你的打印输出从工作边缘剪下了一些文本，那么你的边距可能比打印机能容纳的要窄。要修改此设置，请转到布局>页边距，然后选择“正常”或“自定义边距”。
检查隐藏的空白默认情况下，Microsoft Word会显示每页顶部和底部的边距，包括你添加的任何页眉或页脚，以及每页之间的物理间隙。这被称为“空白”。
然而，如果你双击两页之间的空白，上下边距就会消失，只留下一条微弱的线来提醒你自然的分页符。
此工具通过为段落添加更多连续性，使浏览长文档变得更加容易，纯粹是为你的屏幕设计的。换句话说，空白仍然存在，它们只是被隐藏了起来。因此，当你打印作品时，边距仍然会打印出来，即使它们在屏幕上不可见。
如果你想在打印前再次显示空白，以便再次检查你对文档的外观是否满意，只需双击那条模糊的线，你的边距就会重新出现。
预览你的页面旧版本的Microsoft Word有一个专门的“打印预览”选项，可以显示打印时的工作效果。Microsoft随后认识到此预览的有用性，因此在你打印作品时将其添加为默认视图。
按Ctrl P后，首先确保你选择了正确的打印机。这将确保你的打印预览代表特定打印机要打印的内容。
然后，使用屏幕底部的箭头滚动浏览内容，并检查你对它的外观是否满意。如果你的纸张尺寸与打印机的纸张对齐，预览将复制文档的打印方式。
文档在屏幕上的显示方式可能与打印方式不同的另一个原因是，你可能不在“页面视图”中。
Microsoft Word提供不同的视图，可通过功能区上的“视图”选项卡访问。
每种视图都有其特定的目的。例如，草稿视图隐藏了所有图像、页眉、页脚和分页符，从而实现了更高效的编辑。重要的是，不同的视图以非常不同的方式显示你的文档，这意味着你在屏幕上看到的内容可能并不代表你的文档在打印时的外观。
顾名思义，“页面视图”包括页边距、页眉、页脚和自然分页符，最接近地表示文档打印时的外观。
检查打印机属性通过检查打印机的属性，可以解决以下打印问题：
- 即使你选择了彩打，你的打印输出也是黑白（灰度）的。
- 纸张上的文本和图像质量低于屏幕上的质量。
- 每个打印页面都包含屏幕文档中的多个页面。
要访问打印机属性，请按Ctrl P，选择正确的打印机，然后单击“打印机属性”。
打开的对话框的布局将因你使用的打印机而异。但是，如果你查看选项并单击不同的选项卡，如果你遇到上述任何问题，你将找到所需的属性。
显示或隐藏标记Word文档可能包含批注或标记，根据你的设置，打印时可能会显示也可能不会显示。
在此示例中，内容包含通过Word的“修订”选项删除的一行，并在第一段开头添加了一条批注作为注释。这两个选项都可以通过功能区上的“审阅”选项卡访问。
但是，这些更改（称为标记）只有在你明确告诉Word这是你想要发生的情况下才会显示在打印输出中。为此，按Ctrl P后，打开“设置”下拉菜单，选中“打印标记”。
打印屏幕右侧的预览现在将显示打印时这些标记的显示方式。
注意：打印批注时，时间和日期将被删除，并使用该人的首字母而不是全名。这些简化的批注意味着它们都可以放在每个打印页面的正确位置。此外，Word的批注会打印在页面右侧的灰色窗格中。除非你截图，否则不可能准确复制打印时批注在屏幕上的显示方式。
查看其他打印选项最后，Microsoft Word为你提供了更多选项，以确保你的文档按你想要的方式打印。单击“文件>选项”打开“Word选项”对话框，然后单击“显示”。然后，查看底部“打印选项”菜单中的选项。
- 打印在Word中创建的图形：如果未选中此项，Word将打印屏幕上显示形状和文本框的空白框。
- 打印背景色和图像：如果你的背景颜色或图像未打印，请确保选中此选项。默认情况下，Word会取消选中此框，因为它试图优化你的打印速度并节省墨水！
- 打印文档属性：选中此选项后，Word将强制打印包含文档名称、作者、字数和其他属性的单独页面。
- 打印隐藏文字：即使隐藏文本没有显示在屏幕上，如果你选中此选项，它也会出现在你的打印输出中。
- 打印前更新域：选中此选项可确保Word文档中可能发生更改的字段（如计算、目录或今天的日期）在打印前自动更新。
- 打印前更新链接数据：如果你的Word文档包含来自其他文件的链接信息片段，选中此选项将强制程序确保在打印输出中显示该数据的最新版本。
